Home Small Business 25 Mẹo về Nghi thức Email - Xu hướng Doanh nghiệp Nhỏ

25 Mẹo về Nghi thức Email – Xu hướng Doanh nghiệp Nhỏ


Bạn có thể gửi hàng tá email mỗi ngày, nhưng liệu thư của bạn có được nhận không? Có phải một số email của bạn chỉ đánh dấu mọi người? Có thể bạn đang vi phạm một số quy tắc cơ bản của nghi thức email doanh nghiệp.

Nhóm biên tập của chúng tôi nhận và gửi hàng trăm email mỗi ngày. Chúng tôi đã nhìn thấy điều tốt, điều xấu và điều xấu. Vì vậy, chúng tôi đã đưa ra các nguyên tắc về nghi thức email mà mọi người kinh doanh nên tuân theo để liên lạc qua email vững chắc.



Nguyên tắc về nghi thức email doanh nghiệp

Dưới đây là 25 nguyên tắc về nghi thức email mà bạn có thể muốn xem xét cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Nhận lời chào và quyền đóng cửa

Viết email hiệu quả bắt đầu với lời chào và kết thúc thích hợp. A Khảo sát về Perkbox Insights trong số 1.928 chuyên gia nhận thấy có sở thích thực sự đối với một số lời chào và kết thúc email nhất định so với những người khác. Gần một nửa trong số những người được khảo sát thích những email bắt đầu bằng lời chào “Xin chào”. Những lời chào phổ biến khác bao gồm:

  • Chào buổi sáng / buổi chiều (48%)
  • Xin chào (21%)
  • Thân mến (20%)

Khi nói đến biểu thức đóng cho email doanh nghiệp, những người trả lời khảo sát thích những điều sau:

  • Trân trọng (69%)
  • Cảm ơn hoặc cảm ơn một lần nữa (46%)
  • Trân trọng (31%)
  • Cảm ơn trước (21%)
  • Những lời chúc tốt đẹp nhất (20%)

Và cách tồi tệ nhất để kết thúc email công việc là gì? “Yêu thương”, “Nồng nhiệt” và không sử dụng dấu hiệu đánh giá là những cách tồi tệ nhất để kết thúc.

Đừng để mọi người bị treo

Xác nhận nhận tin nhắn mà bạn không thể truy cập ngay lập tức. Hãy cho người gửi biết rằng bạn đã nhận được và sẽ trả lời vào một ngày sau đó. Hãy cho họ biết khi nào họ mong đợi điều đó. Đặt ngày và giờ và tuân theo nó.

Khi bạn đi nghỉ hoặc vắng mặt tại văn phòng hơn một hoặc hai ngày, hãy thiết lập một tin nhắn trả lời vắng mặt hoặc vắng mặt để mọi người sẽ nhận được sự thừa nhận nhanh chóng. Bao gồm ngày bạn sẽ trở lại văn phòng và thời điểm bạn muốn trả lời. Cung cấp cho mọi người một liên hệ thay thế cho các vấn đề khẩn cấp trong trường hợp họ cần liên hệ với một người nào đó trong công ty của bạn ngay lập tức.

Giới hạn từ viết tắt và biệt ngữ

Trước khi sử dụng chữ viết tắt và từ viết tắt của doanh nghiệp hoặc biệt ngữ trong email của bạn, hãy xem xét kiến ​​thức của người nhận. Ví dụ: nếu bạn đang giao dịch với khách hàng trong các ngành khác nhau, bạn có thể muốn cung cấp nhiều thông tin hơn so với những gì bạn làm với đồng nghiệp của mình. Việc lạm dụng các từ viết tắt khiến mọi người không thể tham gia cuộc trò chuyện.

Chỉ sử dụng ‘Trả lời tất cả’ khi cần thiết

Khi bạn nhận được email bao gồm một số người, bạn có thể bị cám dỗ chỉ trả lời tất cả mọi người. Nhưng điều này có thể dẫn đến rất nhiều thời gian lãng phí cho người nhận nếu thông điệp không liên quan đến họ. Nó thậm chí có thể gây bối rối nếu câu trả lời của bạn truyền tải thông tin nhạy cảm của công ty và nó được gửi đến một khách hàng tình cờ bị sao chép. Vì vậy, hãy cẩn thận và chỉ nhấn “trả lời tất cả” khi thực sự cần thiết.

Sử dụng tính năng Hoàn tác gửi

Một số ứng dụng email như Gmail có một tính năng cho phép bạn hoàn tác việc gửi email trong tối đa 30 giây. Nếu bạn quên kiểm tra lỗi chính tả hoặc phần đính kèm, hãy nhanh chóng hành động và bạn có thể hủy gửi email trước khi nó đến đầu bên kia và sửa chữa.

Chờ 24 giờ trước khi gửi tin nhắn tình cảm

Nếu bạn từng rơi vào tình huống muốn gửi một email tức giận hoặc xúc động, hãy soạn thảo thông điệp của bạn. Tránh nhấn gửi cho đến khi bạn rời đi một ngày để đầu óc tỉnh táo. Các email liên quan đến công việc nên không có cảm xúc tiêu cực. Thật đau đớn khi người khác phải nhận những lời nói tình cảm.

Tránh sử dụng tất cả các Caps

Đừng phát điên với CAPS LOCK vì 67% người không thể chịu đựng được nó theo khảo sát. Luôn sử dụng trường hợp câu. Chữ in hoa có thể thêm phần nhấn mạnh. Nhưng chúng cũng có thể bắt gặp như đang la hét. Cân nhắc sử dụng chữ in nghiêng hoặc một màu để làm nổi bật.

Giữ cho nó ngắn

Khoảng 29% người nói rằng họ không thể chịu đựng được những email dài. Bạn có thực sự muốn mất gần một phần ba độc giả chỉ vì kích thước thư? Tôn trọng thời gian của nhóm và cộng sự kinh doanh của bạn. Sử dụng các đoạn văn ngắn và định dạng chẳng hạn như dấu đầu dòng giúp dễ đọc lướt email.

Thay vì một email dài, hãy thử một cách thay thế: cuộc gọi điện video, cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại. Nếu nó phải được viết bằng văn bản, hãy tạo một báo cáo riêng trong tệp đính kèm hoặc tài liệu đám mây được chia sẻ.

Một dòng chủ đề rõ ràng là bắt buộc

Các dòng tiêu đề phải phản ánh chính xác nội dung. Một dòng tiêu đề rõ ràng là một phép lịch sự thông báo cho người nhận những gì mong đợi trước khi mở thư của bạn. Hơn thế nữa, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa những người mở hoặc bỏ qua email của bạn.

Không chia sẻ thông tin bí mật

Tất cả các email đều quá dễ dàng để chuyển tiếp và chia sẻ hoặc vô tình gửi nhầm người. Hầu hết các thư điện tử không phải là định dạng phù hợp để chia sẻ thông tin bí mật.

Sử dụng Hài hước một cách thận trọng

Bạn có thể muốn thêm một chút vui nhộn hoặc hài hước vào email của mình. Nhưng nếu không có ngôn ngữ cơ thể, sự hài hước và giọng điệu có thể khó giải mã trong email. Đừng bao giờ sử dụng những câu nói đùa trừ khi bạn có mối quan hệ tốt với người nhận.

Giới hạn Biểu tượng cảm xúc và Biểu tượng cảm xúc

Khi nói đến biểu tượng cảm xúc, biểu tượng mặt cười và biểu tượng cảm xúc, hãy giữ chúng trong cuộc trò chuyện với bạn bè và đồng nghiệp thân thiết. Khách hàng và triển vọng bán hàng có thể coi họ là không chuyên nghiệp.

Đừng vội vàng với những lời nhắc nhở

Cho người nhận một hoặc hai ngày để trả lời, tùy thuộc vào loại yêu cầu. Người nhận có thể cảm thấy bị trừng phạt khi nhận được lời nhắc khi họ không có mặt tại văn phòng hoặc đi họp cả ngày.

Ngoài ra, trước khi gửi lời nhắc, vui lòng kiểm tra thư mục rác hoặc thư rác của bạn. Đặt mình vào vị trí của người nhận. Có ai từng phàn nàn rằng họ không nhận được một trong các tin nhắn của bạn, buộc bạn phải cố gắng gửi lại nó, chỉ sau đó trả lời “Ồ, nó nằm trong thư mục thư rác của tôi.” Bạn có thể cảm thấy hơi khó chịu khi nghĩ, “Tại sao bạn không nhìn ở đó ngay từ đầu?”

Hãy cẩn thận với BCC

BCC là viết tắt của từ sao chép carbon mù và nó có nghĩa là những người khác không nhìn thấy người được sao chép mù trong danh sách người nhận. BCC là một quy tắc xã giao tốt nếu bạn muốn thông báo cho những người khác trong tổ chức của mình và bảo vệ tên, chức danh hoặc địa chỉ email của họ không cho người đại diện bán hàng cho một nhà cung cấp bên ngoài. Nhưng BCC có thể là một phép tắc xấu nếu mục đích của bạn là quanh co và đi sau lưng đồng nghiệp. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu đồng nghiệp của bạn biết rằng sếp của mình đã bị sao chép một cách mù quáng? Nếu nó có thể làm anh ấy khó chịu, thì đừng sử dụng nó.

Thêm tin nhắn cá nhân khi chuyển tiếp

Khi bạn thấy cần phải chuyển tiếp email đến đồng nghiệp, hãy thêm phần giới thiệu ở trên cùng thay vì chỉ nhấn gửi. Không buộc các cộng sự đọc qua một chuỗi email lạ mà không có ngữ cảnh. Cũng nên xem xét việc thay đổi tiêu đề dòng chủ đề để nó có ý nghĩa hơn.

Thêm địa chỉ email cuối cùng

Nếu bạn đang soạn thảo một email hoàn toàn mới, hãy bắt đầu với chủ đề và nội dung trước khi thêm địa chỉ email. Điều này sẽ giúp bạn không vô tình gửi nó quá sớm và khiến mọi người mất thời gian để bảo họ bỏ qua tin nhắn chưa hoàn chỉnh của bạn.

Có một Kêu gọi Hành động rõ ràng

Bạn muốn người nhận làm gì với tin nhắn của mình, nếu có? Nếu đó chỉ là để thông báo cho người khác, thì hãy nói như vậy. Nhưng nếu bạn mong đợi một câu trả lời, một quyết định hay một điều gì khác, hãy nói rõ ràng. Thật ngạc nhiên khi có nhiều email mơ hồ về những gì người nhận được yêu cầu làm (hoặc không làm).

Bao gồm thông tin liên hệ

Hai mươi ba phần trăm người dùng email nói rằng không có khối chữ ký email là một nghi thức tồi. Một chữ ký email chuyên nghiệp với thông tin liên quan không chỉ làm cho bạn trông chuyên nghiệp hơn; nó cũng giúp người bạn đang liên hệ dễ dàng hơn.

Bao gồm thông tin có liên quan như số điện thoại, trang web của công ty và các phương tiện truyền thông xã hội để họ có thể dễ dàng liên hệ nếu họ có thêm câu hỏi. Nếu email của bạn bao gồm các hướng dẫn cụ thể để một người gọi cho bạn hoặc liên hệ với bạn theo cách khác, hãy bao gồm các chi tiết đó trong phần nội dung.

Bám sát vào Đen trắng

Một số cá nhân cố gắng thêm một số pizazz vào email của họ với màu sắc, phông chữ hoặc các yếu tố thiết kế độc đáo. Nhưng điều này có thể khiến một số người nhận nhầm lẫn. Và những phong cách hấp dẫn bạn có thể khiến nó kém hấp dẫn hơn đối với người khác.

Tránh sử dụng màu phông chữ và mẫu nền độc đáo trong email của bạn. Màu đen và trắng cổ điển là dễ đọc nhất. Và ghép nối nó với các phông chữ cơ bản như Times New Roman. Điều này có thể giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, cho dù bạn đang giao tiếp với nhân viên hay đối tác. .

Giới hạn dấu chấm than

Một số sử dụng dấu chấm than để thể hiện sự phấn khích hoặc thể hiện sự thân thiện. Tuy nhiên, chúng nên được sử dụng một cách hạn chế trong email chuyên nghiệp. Trên thực tế, 16% nói rằng dấu chấm câu này là không thể chấp nhận được trong khi 48% sẽ chỉ chấp nhận một dấu câu trên mỗi email.

Hãy ghi nhớ giọng điệu của email. Ví dụ: một email thông báo về các sản phẩm hoặc dịch vụ mới thú vị có thể chứa nhiều hơn một email về vấn đề giao tiếp của nhân viên. Và sau đó đọc qua nó ở phần cuối để kiểm tra kỹ xem nó không chứa đầy sự phấn khích quá mức.

Hiệu đính

Bạn không muốn mất thời gian để tạo ra một email tuyệt vời chỉ để nó có nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp. Hãy dành một phút để đọc lại và kiểm tra chính tả trước khi gửi để bạn có thể phát hiện ra bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào. Tìm kiếm cả vấn đề chính tả và ngữ pháp.

Ngoài ra, hãy đọc qua tin nhắn của bạn với suy nghĩ về cách người nhận của bạn sẽ đọc nó. Hãy suy nghĩ về giọng điệu để đảm bảo rằng nó không bị hiểu theo một cách khác.

Sau đó, quay lại và đảm bảo rằng bạn đã viết đúng tên của người đó trong email của mình. Bạn không thể quá cẩn thận trong trường hợp này. Ngoài ra, hãy chọn địa chỉ email thích hợp – thật đáng xấu hổ khi gửi đến các tài khoản email sai.

Biết khi nào cần trang trọng

Giữ cho mọi thứ trang trọng hơn với những người bạn gửi email lần đầu tiên. Bạn cũng cần phải cư xử chính thức và chuyên nghiệp hơn với khách hàng và cấp trên. Trang trọng thể hiện sự tôn trọng và ít có khả năng bị hiểu sai.

Một khi bạn quen ai đó nhiều hơn, bạn có thể bớt trang trọng hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tên hoặc biệt hiệu thay vì tên đầy đủ. Hoặc bạn có thể rút ngắn lời chào hoặc đăng nhập với những người bạn thường xuyên giao tiếp.

Đừng quên đính kèm

Khá phổ biến khi nói rằng bạn đang đính kèm một cái gì đó và sau đó quên thực sự làm điều đó. Điều này không chỉ khiến bạn trông đãng trí; nó cũng buộc người nhận liên hệ với lời nhắc. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi gửi.

Ngoài ra, hãy đặt tên cho các tệp đính kèm của bạn một cách thích hợp nếu có nhiều tệp. Điều này cho phép họ tránh mở từng cái để xem nó là gì. Và nó thậm chí có thể giúp họ tránh mở các tệp đính kèm có vi rút hoặc phần mềm độc hại. Nếu có thể, hãy gửi các tệp PDF thay vì các tệp yêu cầu một chương trình cụ thể để họ không cần tải xuống các phần bổ sung để xem những gì bạn đã gửi.

Xem xét các nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau

Đôi khi bạn có thể trao đổi thư từ với các cá nhân từ các nền văn hóa hoặc hoàn cảnh khác nhau qua email. Vì vậy, hãy chắc chắn cân nhắc điều đó khi soạn thảo các câu trả lời của bạn để không ai bị xúc phạm hoặc bối rối.

Ví dụ: sử dụng các thuật ngữ đơn giản, được công nhận rộng rãi thay vì sử dụng tiếng lóng tập trung vào người Mỹ. Nếu bạn thường xuyên liên lạc với các nhóm hoặc người nhận ở một quốc gia cụ thể, hãy nghiên cứu thông tin về nền văn hóa đó để biết cụ thể hơn và tránh thông tin sai lệch.

Bắt đầu một chuỗi email mới cho các chủ đề mới

Khi gửi email cho ai đó mà bạn thường xuyên trao đổi thư từ, có thể hấp dẫn nếu chỉ giữ một chuỗi liên tục. Nhưng điều này có thể gây khó khăn cho việc tổ chức các cuộc trò chuyện của bạn. Vì vậy, hãy bắt đầu một chuỗi mới cho mỗi môn học mới.

Cùng dòng, chỉ chuyển tiếp tin nhắn khi thực sự cần thiết. Và tránh nhấn trả lời tất cả khi bạn chỉ cần nhắn tin cho một hoặc hai người nhận trên một chuỗi email.

Email doanh nghiệp nên làm và không nên làm là gì?

Sau đó:

  • Giữ cho thư từ kinh doanh chuyên nghiệp.
  • Soạn email tôn trọng thời gian của mọi người.
  • Hãy bám sát chủ đề và đi vào trọng tâm.

Không:

  • Đừng lạm dụng biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than.
  • Không sử dụng tiếng lóng với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh mà bạn không biết rõ.
  • Đừng dùng những từ chỉ cảm xúc.
  • Đừng dùng những lời châm biếm, và hãy cẩn thận với giọng điệu và giọng điệu hài hước để bạn không vô tình xúc phạm khi gửi email.

Những lợi ích của nghi thức email là gì?

Có năm lợi thế khi áp dụng các quy tắc nghi thức email:

  • Tính chuyên nghiệp.
  • Cải thiện hình ảnh công ty.
  • Phản hồi tốt hơn cho các tin nhắn bán hàng.
  • Hiệu quả tổ chức và tiết kiệm thời gian.
  • Giảm trách nhiệm tại nơi làm việc bằng cách tránh giọng điệu không phù hợp hoặc hiểu sai.

Các mẹo về phép xã giao khác:

Mẹo về nghi thức văn phòng

Nghi thức họp trực tuyến

Hình ảnh: Depositphotos




RELATED ARTICLES

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most Popular

Recent Comments